Jak utworzyć profesjonalną stopkę w wiadomości email

Podpis wiadomości e-mail to fragment informacji wysyłany na końcu wiadomości e-mail. Ten typ podpisu można zbudować w większości klientów poczty e-mail, w tym w Windows Live Mail i Outlook Express. Możesz nawet domyślnie zastosować podpis e-mail do wszystkich wychodzących wiadomości e-mail.


Większość ludzi używa swojego imienia i nazwiska do podpisu w wiadomości e-mail, aby powiedzieć, od kogo pochodzi e-mail, bez konieczności wpisywania go za każdym razem, gdy wysyłają nowe wiadomości. Jeśli pracujesz w firmie, możesz użyć podpisu e-mail, aby wyświetlić logo firmy, numer telefonu i faksu, alternatywny adres e-mail itp.


Niektóre programy pocztowe umożliwiają dodawanie wielu podpisów, dzięki czemu możesz mieć jeden do służbowych wiadomości e-mail, jeden do wiadomości prywatnych, a drugi do wiadomości e-mail wysyłanych do znajomych, które zawierają dowcipną uwagę lub inną zawartość, której nie chcesz udostępniać innym Grupa ludzi.


Bez względu na uzasadnienie tworzenia podpisu e-mail i niezależnie od tego, co będzie zawierał podpis e-mail, możesz go dość łatwo zrobić w większości programów pocztowych.


Poczta dla systemu Windows 10 to program pocztowy wyraźnie różniący się od Windows Live Mail i jego przodków, więc konfiguracja Poczty dla podpisów e-mail działa również nieco inaczej.


Podpisy e-mail w Windows Live Mail i Outlook Express
Oto jak zrobić podpis e-mail w tych programach:


Przejdź do pozycji menu Plik > Opcje > Poczta. Innym sposobem, aby się tam dostać, jeśli menu Plik nie jest dostępne w Twojej wersji programu, jest użycie Narzędzia > Opcje.

• Otwórz kartę Podpisy.
• Wybierz Nowy w obszarze Podpisy.
• Zbuduj swój podpis e-mail w obszarze Edytuj podpis.
• Po zakończeniu wybierz OK.

Podczas tworzenia wiadomości możesz wybrać podpis, którego chcesz użyć:

• Przejdź do Wstaw > Podpis. Przytrzymaj klawisz Alt, jeśli nie widzisz paska menu.
• Wybierz żądany podpis z listy.

Podpis w wiadomości e-mail jest w zasadzie rozszerzeniem każdego e-maila, więc chcesz mieć pewność, że spełnia on swój cel, nie będąc zbyt dużym obciążeniem dla odbiorcy.


Wskazówki dotyczące tworzenia podpisów e-mail

Na przykład postaraj się ograniczyć podpis wiadomości e-mail do czterech do pięciu wierszy tekstu. Wszystko, co jest dłuższe, jest nie tylko trudne do odczytania i spojrzenia na nie, ale może być rozpraszające na pierwszy rzut oka, ponieważ pod zwykłym e-mailem jest tak dużo tekstu. Może nawet wyglądać jak spam.

Obszar podpisu wiadomości e-mail jest zwykle przeznaczony tylko na zwykły tekst, co oznacza, że ​​nie zobaczysz wielu podpisów wiadomości e-mail z fantazyjnymi obrazami i animowanymi GIF-ami. Możesz jednak wzbogacić swój podpis o formatowanie HTML.

Jeśli często wybierasz inny podpis e-mail, na przykład podczas wysyłania wiadomości e-mail służbowej zamiast prywatnej, możesz rozważyć skonfigurowanie podpisu e-mail dla każdego konta. W ten sposób, gdy wyślesz wiadomość e-mail ze swojego konta służbowego, dołączy on na końcu firmowy podpis e-mail, a podczas pisania wiadomości z innych kont można zamiast nich użyć innych podpisów.


Jeśli podpis wiadomości e-mail nie jest wysyłany do każdej wysyłanej wiadomości e-mail, wróć do kroku 2 powyżej i upewnij się, że opcja Dodaj podpisy do wszystkich wiadomości wychodzących ma zaznaczone pole. Zwróć także uwagę na drugą opcję pod tą o nazwie Nie dodawaj podpisów do odpowiedzi i wiadomości przesyłanych dalej — odznacz tę opcję, jeśli chcesz, aby te wiadomości również zawierały podpis.

EDYTORY ONLINE do TWORZENIA CIEKAWYCH PODPISÓW EMAIL

https://newoldstamp.com/editor/

https://www.mail-signatures.com/signature-generator/#/user-graphics

Netykieta w komunikacji internetowej

"Witam"  "Dzień dobry" "Cześć"  - jak zacząć maila, co w komunikacji internetowej wypada, a czego lepiej unikać, wątpliwości mi często nie brakuje. Przygotowując się do lekcji, zebrałam najważniejsze zasady internetowego savoir-vivre'u, które mi samej ułatwiają niejednokrotnie pracę. 

Kontakty towarzyskie, nieoficjalne pozwalają na dużą swobodę. 

Inaczej wygląda sprawa w komunikacji oficjalnej. Jeśli chcemy zaprezentować się jako osoba poważna i kulturalna, powinniśmy zadbać przede wszystkim o nasz adres mailowy. Najlepiej, jeśli znajdzie się tam nasze pełne imię i nazwisko albo inicjał imienia i nazwisko. Ze względów praktycznych, wskazane jest oddzielanie imienia i nazwiska kropką. 

Temat

Jeśli chcemy, by nasz mail został zauważony i przeczytany, powinniśmy konkretnie i precyzyjnie sformułować temat wiadomości. Warto pomyśleć, żeby nie był też zbyt długi. Używanie dużej liczby wykrzykników, ukośników i cudzysłowów niemal gwarantuje, że mail trafi do spamu, więc należy się tego wystrzegać.

Powitanie, jak rozpocząć?

• Klasyczna formuła powitalna to "Szanowny Panie / Szanowna Pani / Szanowni Państwo / Szanowny Panie Dyrektorze / Szanowna Pani Profesor" (wszystkie słowa poza przyimkami i spójnikami zapisujemy wielką literą). Po takim zwrocie powinien pojawić się przecinek, a w nowej linii - jako kontynuacja zdania (a więc rozpoczęta małą literą) - dalsza treść maila.
• Rozpoczynanie wiadomości od "Dzień dobry" czy "Dobry wieczór" nie jest najlepiej widziane przez językoznawców.  Podobnie jest ze wzbudzającym tyle emocji zwrotem "Witam". Zakłada on nadrzędną rolę nadawcy. Wszak często tego sformułowania używamy, przyjmując gości we własnym domu czy mieszkaniu. Jeśli piszemy zatem do przełożonego, "witanie" jest po prostu niestosowne. 
• Nie da się jednak ukryć, że zwyczaj ten się szerzy, szczególnie w komunikacji korporacyjnej, bazującej na zachodnich wzorcach i nastawionej na skracanie dystansu. "Witam" traktowane jest do tego jako zwrot uniwersalny i złoty środek między powitaniem oficjalnym a poufałym. Jedni specjaliści od języka krytykują mailowe "witanie" w czambuł, inni, w pewnych sytuacjach, są w stanie je zaakceptować. Ostatecznie wszystko zależy od relacji, które łączą nas z adresatem wiadomości. 
• Warto przy tym pamiętać, że w savoir-vivrze nie ma równości: profesor "witający" w mailu studentów nie narazi się na krytykę, ale już student piszący do profesora "Witam" może nie doczekać się na odpowiedź lub zostać niemiło zapamiętany.

Odpowiednie zakończenie, jak mail zakończyć? 

• Formuła powitalna musi być skorelowana z pożegnalną. Jeśli zaczynaliśmy wiadomość od zwrotu "Szanowny /-a/-i", nie powinniśmy na koniec pisać "Pozdrawiam" czy "Łączę pozdrowienia". 
• "Z poważaniem" uważane jest za zwrot najbardziej urzędowy, więc warto się zastanowić, czy chcemy, by nasz mail był w taki sposób odebrany. 
• Po oficjalnym rozpoczęciu należy więc zakończyć wiadomość zwrotem "Z wyrazami szacunku" (względnie: "Z wyrazami szacunku i pozdrowieniami", jeśli nasze relacje z adresatem są nieco bliższe). 
• Ważna informacja: po formule pożegnalnej nie stawiamy przecinka, wykrzyknika, łącznika ani innego znaku interpunkcyjnego. W nowej linii zapisujemy po prostu swoje imię i nazwisko.

Ma być ładnie i szybko

• Poza treścią, ważna jest też strona graficzna maila. 
• Tekstu nie powinniśmy formatować. 
• Wszystko zapisujemy od lewego marginesu. 
• Nie używamy też wcięć akapitowych - zamiast tego stosujemy odstępy.

Co z terminem odpowiedzi? 

Zgodnie z polskim obyczajem powinniśmy odpowiedź wysłać najpóźniej następnego dnia. Nie dotyczy to oczywiście sytuacji, gdy dłuższy czas jest potrzebny, bo wymaga tego sprawa.